Zakelijk internet en WiFi voor kantoormachines

Een moderne zakelijke organisatie kan niet meer zonder betrouwbare internetverbinding. Of het nu gaat om multifunctionals, scanners, printers of andere slimme kantoorapparaten: ze werken het best wanneer ze verbonden zijn via een stabiel vast netwerk, een draadloos zakelijk WiFi-netwerk of zelfs een mobiel zakelijk netwerk via 4G of 5G. In dit artikel lees je welke toepassingen kantoormachines hebben, welke internetvereisten gelden, hoe je de juiste internetprovider kiest en welke netwerkoplossingen geschikt zijn voor verschillende bedrijfsgroottes.

Toepassingen van kantoormachines in bedrijven

Kantoormachines zijn vandaag veel meer dan apparaten om enkel te printen of kopiëren. In bedrijven worden ze gebruikt voor:

• Documentbeheer: digitale archivering via scanners die rechtstreeks naar de cloud werken.
• Communicatie: multifunctionals die direct e-mails of beveiligde documenten verzenden.
• Procesoptimalisatie: slimme printers met gebruikersauthenticatie, geïntegreerd in een bedrijfsnetwerk.

Door deze integratie is een stabiel internet essentieel: zonder verbinding werken functies zoals cloud-printing of scannen naar e-mail niet.

Problemen met kantoorapparaten en internet

1. Printer of multifunctional verliest vaak de netwerkverbinding

Printers en multifunctionals vallen geregeld uit door een instabiele verbinding of verkeerd netwerk. Zie ook zakelijk internet toegang.
Oplossing: Met Zakelijk Fiber internet werken kantoormachines altijd betrouwbaar.

2. Draadloze printers werken niet overal in het kantoor

In bepaalde ruimtes lukt het niet om te printen omdat de wifi-dekking te zwak is. Meer info: Zakelijke WiFi.
Oplossing: Voorzie consistente dekking via een Zakelijke WiFi installatie.

3. Printopdrachten lopen vast bij drukke momenten

Wanneer veel medewerkers tegelijk printen, raken printers of scanners overbelast door netwerkproblemen. Zie: Vast internet.
Oplossing: Geef kantoormachine-verkeer prioriteit met Managed WAN.

4. Scanners sturen documenten niet door naar het netwerk

Gescande documenten komen niet aan door instabiel wifi-netwerk of slecht ingestelde segmentatie. Zie: WiFi IoT-netwerk.
Oplossing: Voorzie een apart en stabiel WiFi bedrijfsnetwerk voor kantoormachines.

5. Kantoormachines werken niet bij internetstoringen

Bij een internetstoring kunnen printers en scanners geen cloudopdrachten uitvoeren. Meer info: Zakelijk internet.
Oplossing: Blijf operationeel met automatische Internet backup.

6. Te veel toestellen vertragen printers en scanners

Wanneer veel laptops, IoT en kantoormachines tegelijk verbonden zijn, ontstaan vertragingen. Zie: WiFi magazijn logistiek netwerk.
Oplossing: Optimaliseer capaciteit en wifi-kanalen via WiFi optimalisatie.

7. Cloud printing en scanning werken traag

Printopdrachten naar de cloud of scans naar e-mail duren erg lang door beperkte bandbreedte. Zie: Zakelijk VDSL internet.
Oplossing: Geef cloudopdrachten voorrang met SD-WAN.

8. Printers werken niet betrouwbaar in grotere gebouwen

In grote kantoren en verdiepingen verliezen printers of scanners vaak hun verbinding. Meer info: WiFi Mesh netwerk.
Oplossing: Voorzie schaalbare oplossingen en volledige dekking via WiFi uitbreiden.

9. Netwerkprinters zijn kwetsbaar zonder beveiliging

Onbeveiligde netwerken maken printers en scanners gevoelig voor hacks of datalekken. Zie: WiFi beveiliging & cybersecurity.
Oplossing: Bescherm je apparaten en verkeer via Managed WiFi.

10. Printers en scanners werken traag in meerdere vestigingen

In organisaties met meerdere locaties zijn print- en scanopdrachten vaak traag door losse verbindingen. Zie: IP VPN.
Oplossing: Verbind al je vestigingen performant en veilig via Managed WAN.

Minimale vereisten voor Internet & WiFi met kantoorapparaten

Niet elk netwerk is automatisch geschikt. Kantoorapparaten hebben vaak volgende basisvereisten:

• Snelheid: minstens 50 Mbps download en 10 Mbps upload voor kleine bedrijven; bij grotere organisaties kan dit oplopen tot 1 Gbps.
• Stabiliteit: een lage latency (<30 ms) voor soepele communicatie tussen apparaten en servers.
• Beveiliging: ondersteuning van WPA3 voor WiFi en VPN-verbindingen om documenten veilig te verzenden.
• Bandbreedte: voldoende capaciteit om meerdere apparaten tegelijk te gebruiken zonder vertraging.

De beste internetprovider kiezen

Bij het kiezen van een internetprovider is het belangrijk om verder te kijken dan enkel de prijs. Let op:

1. Beschikbaarheid: is glasvezel (fiber) of enkel VDSL mogelijk op jouw locatie?
2. Service Level Agreements (SLA’s): garandeert de provider uptime en snelle herstellingen?
3. Flexibiliteit: kan de provider schalen van thuiswerkoplossingen naar bedrijfsnetwerken?
4. Extra diensten: zoals Managed WiFi of beveiligingspakketten.

Internettoegang & installatie van WiFi

Het installeren van een zakelijk netwerk verloopt in fases:

1. Site survey: bepalen waar access points geplaatst moeten worden voor optimale dekking.
2. Bekabeling: leggen van UTP- of glasvezelkabels naar kritische kantoormachines.
3. Configuratie: instellen van SSID’s, wachtwoorden en eventueel VLAN’s.
4. Beheer: monitoring van netwerkprestaties en beveiliging.

Een tip: maak altijd gebruik van gastnetwerken voor bezoekers. Zo blijven kantoormachines en gevoelige documenten beschermd.

Relevante zakelijke internetoplossingen

Niet alle technologie is noodzakelijk voor kantoorapparaten, maar de volgende oplossingen zijn wel vaak relevant:

• Fiber: glasvezel biedt hoge snelheid (tot 1-10 Gbps) en is ideaal voor KMO’s en grote bedrijven met veel data.
• VDSL: goedkoper en geschikt voor zelfstandigen of kleine ondernemingen met beperkte internetbehoeften.
• SD-WAN: slimme routering die meerdere internetlijnen combineert; handig voor bedrijven met meerdere vestigingen.
• IP-VPN: beveiligde verbinding tussen verschillende kantoren; nuttig voor organisaties die vertrouwelijke documenten via multifunctionals delen.
• Managed WAN: uitbesteed beheer van een breed netwerk, vaak interessant voor grote bedrijven.

Welke soorten WiFi-netwerken zijn geschikt?

Er zijn verschillende zakelijke WiFi-opties:

Type netwerk	Voordelen	Geschikt voor
Zakelijk WiFi met access points	Betrouwbare dekking, schaalbaar	Kleine bedrijven, KMO
Mesh WiFi	Slimme verdeling van signalen, eenvoudig uit te breiden	Zelfstandigen, kleine kantoren
WiFi 6/6E	Hogere snelheid, meer apparaten tegelijk	KMO en grote bedrijven
Mobiel 4G/5G-netwerk	Back-up of mobiel kantoor	Thuiswerkers, tijdelijke locaties

Managed WiFi: wat betekent dit?

Managed WiFi betekent dat een externe partij het hele draadloze netwerk beheert: van installatie tot monitoring en updates. Dit heeft voordelen zoals:

• Altijd up-to-date beveiliging.
• Optimale dekking en prestatie.
• Minder interne IT-belasting.

Voor KMO’s en grotere bedrijven is dit vaak een kostenefficiënte oplossing.

Wie plaatst internet & WiFi?

Afhankelijk van de situatie kunnen verschillende partijen instaan voor installatie:

• Internetproviders: leveren basisinstallatie en modems.
• IT-dienstverleners: zorgen voor configuratie van access points, firewalls en printers.
• Gespecialiseerde netwerkbedrijven: richten zich op complexe installaties zoals SD-WAN of IP-VPN.

Referenties: drie fictieve cases

1. Thuiswerk & zelfstandige:
   Een freelance grafisch ontwerper gebruikt een VDSL-lijn met een mesh WiFi-netwerk. Zijn printer en scanner zijn via WiFi verbonden. Bij stroomuitval schakelt hij tijdelijk over op een 4G-router.
2. Klein bedrijf (10 medewerkers):
   Een marketingbureau kiest voor fiberinternet met zakelijk WiFi 6. De multifunctional is bekabeld aangesloten voor maximale stabiliteit. Gastnetwerken worden apart ingesteld voor klanten.
3. KMO (50+ medewerkers):
   Een logistiek bedrijf met meerdere locaties gebruikt SD-WAN en een IP-VPN om multifunctionals en scanners veilig aan elkaar te koppelen. Het WiFi-netwerk is Managed WiFi, waardoor de interne IT-afdeling enkel de gebruikers ondersteunt.

Conclusie

Of je nu een zelfstandige bent, een klein bedrijf runt of een grote KMO leidt: betrouwbare internettoegang en WiFi zijn de sleutel tot het efficiënt gebruiken van kantoormachines. Fiber, VDSL, SD-WAN en Managed WiFi bieden oplossingen op maat. Met de juiste provider en een professioneel beheerd netwerk werken printers, scanners en multifunctionals niet alleen sneller, maar vooral veiliger en betrouwbaarder.